Pour accompagner bon nombre d’équipes opérationnelles, je me retrouve souvent en posture d’observateur lors de Daily meeting et régulièrement (pour ne pas dire, tout le temps), je challenge la valeur ajoutée de ces moments.
Voici quelques phrases provenant du livre coécrit avec Olivier René (LE LEAN MANAGEMENT AU CŒUR DES SERVICES), à propos du Daily meeting :
« Pour faire le point de la situation, traiter des problèmes rencontrés, décider des priorités, se caler et se coordonner, il est nécessaire de se réunir régulièrement …
Son format est pour cela singulier : réunion courte et fréquente, avec les participants debout autour d’un tableau blanc qui fait office d’ordre du jour et de compte rendu.
DES RÉUNIONS PLUS COURTES PLUS SOUVENT… ET DEBOUT !
On retrouve dans le stand-up meeting la philosophie du juste-à-temps – des batches plus petits plus souvent – et celle du jidoka – savoir s’arrêter pour corriger les problèmes rencontrés (andon).»
Le Lean Management au coeur des services
J’ai trouvé également dans une lecture récente « CULTURE KAIZEN », le livre blanc écrit par Cecil Dijoux et son équipe, un paragraphe très intéressant à propos des questions régulièrement posées en Daily meeting. Nicolas Ploquin, membre de cette équipe et auteur du chapitre, écrit :
« Les équipes avaient pris pour habitude de faire parler les équipiers les uns après les autres, en se posant les questions suivantes :
- Qu’est-ce que j’ai fait hier ?
- Qu’est-ce que je fais aujourd’hui ?
- Ai-je des problèmes ?
- Je passe la parole à … (en désignant un collègue qui n’a pas encore parlé).
Ces questions… n’ont qu’un intérêt limité, car :
1. Elles ne font pas le lien avec des conditions de succès de l’équipe (j’ai fait, ou je fais quoi pour réussir quoi ?) ;
2. Elles sont individuelles, ce qui limite la collaboration et la prise de décision collective.»
Culture Kaizen
Les équipes accompagnées par Nicolas ont été formées aux méthodes Agiles et comme lui, je constate que beaucoup d’équipes opérationnelles ont le même standard de questions. J’ai alors voulu comprendre quelle était la provenance de ces questions. J’ai donc relu le SCRUM GUIDE :
« L’objectif du Daily Scrum est d’inspecter la progression vers l’Objectif de Sprint et d’adapter le Sprint Back log si nécessaire, en ajustant les futurs travaux planifiés…. Les Développeurs(*) peuvent choisir la structure et les techniques qu’ils souhaitent, à condition que leur Daily Scrum se focalise sur la progression vers l’Objectif de Sprint et produise un plan d’action pour la prochaine journée de travail. Cela leur permet de se focaliser et d’améliorer l’autogestion. Les Daily Scrums améliorent la communication, aident à identifier les obstacles, favorisent la prise de décision rapide et, par conséquent, éliminent la nécessité de faire d’autres réunions… »
Scrum Guide
(*) le terme « Développeur » est au sens large, il indique quelqu’un qui aide à la production
Il n’y a donc aucune recommandation quant aux questions à poser. Le SRUM GUIDE recommande également de privilégier la progression vers l’objectif commun, la prise de décision collective et rapide (ajustements, levée des obstacles, plan d’action pour la journée).
Nicolas poursuit :
« Nous allons donc préférer les questions suivantes, que toute l’équipe se posera ensemble :
- Quelles US devons-nous sortir aujourd’hui pour réussir notre sprint et notre projet ?
- Comment nous organiser pour y arriver ?
- Quels sont les obstacles qui pourraient nous en empêcher, et comment nous en protéger ?
Ces questions, qui seront posées devant le management visuel afin de s’aligner sur la situation, devront trouver des réponses auprès des équipiers de manière collective. Leur avantage est qu’elles font comprendre le lien entre l’activité du jour et la réussite globale du sprint et du projet.
Le lendemain, le Daily sera complété par les questions d’amélioration suivantes :
Culture Kaizen
- Quelles US devions-nous sortir hier ?
- Y sommes-nous arrivés ? Pourquoi ? ».
En conclusion, pour réussir l’animation d’un Daily meeting, nous pouvons retenir les éléments suivants :
- L’équipe a un objectif collectif clair.
- Elle s’appuie sur un management visuel qui fait office d’ordre du jour, de compte rendu et qui renforce la compréhension instantanée de l’avancement, des obstacles et des actions.
- L’animateur a réfléchi aux questions à poser pour maximiser la valeur ajoutée de ce moment clé et permettre ainsi à l’équipe de réussir à atteindre son objectif plus souvent.
- In fine, l’équipe se challenge sur l’effort (la durée du Daily meeting)… Seulement après avoir atteint la valeur attendue (la qualité en premier).
Coach Lean & Agile
